Henkilötiedot turvassa
Länsi-Kalkkuna Oy on sitoutunut suojelemaan yksilöiden oikeuksia ja pitämään henkilötiedot turvassa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten yhtiömme kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa henkilötietoja. Länsi-Kalkkunassa henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimivat yhtiömme lisäksi palkka- ja taloushallintoamme operoiva HKScan Suomi Oy.
Yhtiössämme käsitellään henkilötietoja useista syistä. Tässä selosteessa viittaamme ”Sinulla” henkilöstöömme tai tuottajiimme.
Tämä tietosuojaseloste sisältää seuraavat osa-alueet:
- Mitä henkilötietoja Länsi-Kalkkuna kerää.
- Miten Länsi-Kalkkuna voi käyttää henkilötietojasi.
- Kenelle Länsi-Kalkkuna voi luovuttaa henkilötietoja.
- Miten Länsi-Kalkkuna suojaa henkilötietoja.
- Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi.
- Kuinka kauan Länsi-Kalkkuna säilyttää henkilötietojasi.
- Yhteydenotto yhtiöömme tai tietosuojaviranomaiseen.
1. Mitä henkilötietoja Länsi-Kalkkuna Oy kerää
Henkilötietoja kerätään useimmiten suoraan sinulta. Tarvitsemme toisinaan lisätietoja, jotta voimme pitää tiedot ajan tasalla tai varmistaa saamiemme tietojen oikeellisuuden.
Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:
- Tuntemistiedot: henkilötunnus ja nimi. Meillä on velvollisuus kerätä ja dokumentoida tuntemistiedot esimerkiksi ottamalla kopio passista, ajokortista tai muusta vastaavasta luotettavasta asiakirjasta.
- Yhteystiedot: puhelinnumerot ja osoitteet (ml. Postiosoite).
- Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevat tiedot: esimerkiksi ammattiliittoon kuuluminen sekä terveyteen liittyviä tietoja henkilöstömme osalta.
Henkilötiedot, joita voimme kerätä sinulta:
Osa Länsi-Kalkkunan keräämistä henkilötiedoista on saatu suoraan sinulta. Keräämme esimerkiksi uusilta työntekijöiltä nimen, henkilötunnuksen, sähköpostiosoitteen, sekä puhelinnumeron, jotta voimme tarjota sinulle kulloinkin kyseessä olevan henkilöstöpalvelun. Samoin menetellään tuottajiemme osalla.
Turvallisuussyistä meillä voi olla valvontakameroita toimitiloissamme.
Henkilötiedot, joita voimme kerätä kolmansilta osapuolilta:
- Julkisesti saatavilla olevat tiedot ja tiedot muista ulkoisista lähteistä: viranomaisen ylläpitämät rekisterit (esim. väestörekisteri), tai verohallinnon rekisteri.
- Terveystietoja terveydenhoitolaitoksilta.
2. Miten Länsi-Kalkkuna voi käyttää henkilötietojasi ja millä oikeusperusteilla
Käytämme henkilötietojasi, jotta voimme täyttää lakisääteiset sekä työsopimusten mukaiset velvollisuutemme. Sama koskee tuottajiemme osalta mahdollisuuteen yhteistyösopimuksen täytäntöön panemiseksi.
Työsuhteen toteutuminen ja hallinnointi (työsopimuksen täytäntöön paneminen)
Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on kerätä, käsitellä ja varmentaa henkilötiedot ennen työ- tai yhteistyösuhteen alkamista sekä dokumentoida, hallinnoida ja toteuttaa sopimuksen mukaiset tehtävät.
Esimerkki sopimuksen täytäntöön panemiseen liittyvistä tehtävistä:
- esim. palkkatilitiedot palkanmaksun toteuttamiseksi
- tuottajiemme pankkitiliyhteystiedot tilitysten toteuttamiseksi
Laissa, säännöksissä tai viranomaisten päätöksissä määriteltyjen vaatimusten ja velvollisuuksien noudattaminen (lakisääteinen velvollisuus)
Sopimuksen täytäntöön panemisen lisäksi myös laissa, säännöksissä ja viranomaisten päätöksissä määriteltyjen velvollisuuksien noudattaminen edellyttää meiltä henkilötietojen käsittelyä.
Esimerkkejä lakisääteisistä velvoitteista, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä:
- työntekijän tai sopimustuottajan tuntemisvelvollisuus
- raportointi vero-, täytäntöönpano- ja valvontaviranomaisille.
Suostumus
Pyydämme sinulta tietyissä tilanteissa suostumusta henkilötietojesi käsittelyyn. Näitä tilanteita ovat esimerkiksi palkanmaksun tapahtumatietojen käsittely. Suostumuspyyntö sisältää tietoa kyseisten tietojen käsittelystä. Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi.
3. Kenelle Länsi-Kalkkuna voi luovuttaa henkilötietoja
Voimme luovuttaa henkilötietojasi muille tahoille, kuten viranomaisille tai maksupalveluiden tarjoajille. Varmistamme aina ennen tietojen luovuttamista, että asiaan kuuluvia salassapitovelvoitteita noudatetaan.
Kolmannet osapuolet ja yhtiön omistajataho HkScan Suomi Oy/Atria Suomi Oy
Luovutamme henkilöllisyytesi todentamiseksi ja toimeksiannon tai työsopimuksen täytäntöön panemiseksi tarvittavia tietoja yllämainituille yrityksille, joiden kanssa teemme yhteistyötä voidaksemme tarjota henkilöstö tai tuottajapalveluita, kuten tilisiirtoja.
Tietoja luovutetaan omistajakonserniemme sisällä sinun suostumuksellasi tai lainsäädännön mukaisesti.
Luovutamme henkilötietoja myös viranomaisille siinä määrin kuin laki niin velvoittaa. Näihin viranomaisiin kuuluvat esimerkiksi vero-, poliisi-, täytäntöönpano- ja valvontaviranomaiset asianomaisissa tilanteissa.
4. Miten Länsi-Kalkkuna suojaa henkilötietoja
Henkilötietojen suojaaminen on koko liiketoimintamme ytimessä. Meillä on käytössämme asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.
5. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi
Sinulla on rekisteröitynä oikeuksia Länsi-Kalkkunan hallussa oleviin henkilötietoihin liittyen. Sinulla on seuraavat oikeudet:
- Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi. Sinulla on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihisi. Oikeutta tutustua voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön, muiden henkilöiden yksityisyyden suojan tai rajoitetusti liikesalaisuuksien alaisiin tietoihin liittyen.
- Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisin tietoihin. Jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää tietojen korjaamista, ellei lainsäädäntö sitä rajoita.
- Oikeus pyytää tietojen poistamista. Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:
- Peruutat suostumuksesi tietojesi käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä.
- Vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään hyväksyttävää syytä.
- Tietojen käsittely on lainvastaista.
- Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Jos kiistät rekisteröimiemme tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai jos olet vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiesi mukaisesti, voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu tai on voitu tarkistaa, ovatko oikeutetut etumme ensisijaisia sinun etuihisi nähden.
- Oikeus tietojen siirrettävyyteen. Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty ainoastaan sähköisesti ja suostumuksen tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella. Tiedot voidaan myös siirtää meiltä toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on turvallista ja teknisesti mahdollista.
Jos haluat käyttää yllä lueteltuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Sinun tulee huomioida, että voimme myös säilyttää ja käyttää tietojasi, jos se on tarpeen lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, riita-asioiden ratkaisemiseksi tai sopimusten täytäntöön panemiseksi.
6. Kuinka kauan Länsi-kalkkuna säilyttää henkilötietojasi
Säilytämme tietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Jos säilytämme tietojasi muihin tarkoituksiin kuin sopimuksen täytäntöön panemiseen, säilytämme tietoja vain, jos se on kyseisen tarkoituksen kannalta tarpeellista ja/tai laissa ja säännöksissä määrättyä.
7. Yhteydenotto Länsi-Kalkkunaan tai tietosuojaviranomaiseen
Jos sinulla on tähän tietosuojaselosteeseen tai Länsi-Kalkkunan hallussa oleviin sinua koskeviin henkilötietoihin liittyviä kysymyksiä tai pyyntöjä, ota yhteyttä Länsi-Kalkkuna Oy:n toimitusjohtajaan, jolle voit lähettää yhteydenottosi sähköpostitse antti.jalo@lansikalkkuna.fi.
Voit myös tehdä valituksen tai ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen.
Henkilöstöä tai sopimustuottajia käsittävät tiedot sijaitsevat:
- Henkilöstö: sähköiset tiedostot ja ohjelmistot salasanalla suojattuna. Paperisten dokumenttien arkistointi lukitussa tilassa.
- Sopimustuottajatiedot: sähköiset tiedostot ja ohjelmistot salasanalla suojattuna. Paperisten dokumenttien arkistointi lukitussa tilassa.
Tietosuojaseloste on päivitetty 26.3.2024